Themarketmogul.com – Cara Bikin Purchase Order. Purchase order adalah catatan permintaan kebutuhan stok barang yang di kirim pembeli kepada penjual. Selain itu, juga bisa di jadikan sebagai bukti pembelian yang di keluarkan oleh penjual kepada pembeli. Umumnya, cara pembuatan catatan tersebut di lakukan dengan manual dan tidak menggunakan software khusus. Namun, perkembangan teknologi yang semakin pesat membawa para pemilik usaha untuk memanfaatkan perangkat lunak yang memberikan kemudahan dan menghemat waktu. Lalu, bagaimana cara membuat catatan tersebut? Yuk, simak penjelasannya dalam artikel di bawah ini.
Cara Bikin Purchase Order
Purchase order di gunakan untuk membuat kontrak kesepakatan antara penjual dengan pembeli berkaitan dengan produk atau barang yang tawarkan. Semakin spesifik produk yang di beli, maka pembuatan catatan tersebut menjadi detail dan banyak rinciannya. Berikut ini adalah cara membuat catatan tersebut yang bisa di terapkan, antara lain:
1. Menentukan Barang yang Dibutuhkan
Langkah pertama adalah menentukan jenis barang yang di butuhkan. Hal ini di lakukan untuk membuat penjual dapat mengidentifikasi potensi supplier, memeriksa spesifikasi dan persyaratan, serta membandingkan harga dan waktu pengiriman barang kepada pembeli.
2. Pemilihan Supplier
Melakukan pemilihan supplier merupakan hal yang sangat penting dalam pembuatan Purchase Order. Kemudian, supplier di butuhkan untuk memenuhi pesanan sesuai kesepakatan. Untuk itu, Anda dapat mempertimbangkan berbagai penawaran dari sejumlah supplier, evaluasi syarat dan ketentuan dari setiap penawaran. Selain itu, menentukan pilihan terbaik dari segi harga, kualitas, dan waktu pengiriman.
3. Mempersiapkan Dokumen Purchase Order
Dokumen purchase order harus di persiapkan oleh penjual terlebih dahulu. Dokumen tersebut berisi catatan berbagai informasi penting yang berkaitan dengan pembelian barang. Kemudian, pastikan telah melengkapi semua komponen tersebut dalam membuat dokumen purchase order. Selain itu, pastikan memasukkan informasi dengan detail dan rinci untuk menghindari kesalahpahaman.
4. Mencantumkan Identitas Perusahaan
Jangan lupa mencantumkan identitas perusahaan dalam keterangan tambahan pada pembuatan catatan. Kemudian, identitas perusahaan tersebut di butuhkan untuk membuat barang yang di beli terlihat jelas. Selain itu, juga bisa meningkatkan kepercayaan pembeli kepada penjual.
5. Menambahkan Nomor Purchase Order
Nomor purchase order merupakan informasi yang penting di ketahui pembeli dan penjual. Hal ini di lakukan untuk membantu dalam memeriksa ketika terjadi masalah pada barang. Selain itu, bisa di gunakan untuk melacak posisi dan keadaan barang.
6. Menambahkan Waktu Pembuatan Purchase Order
Waktu pembuatan purchase order harus di masukkan sebagai informasi tambahan kepada pembeli. Tanpa adanya keterangan waktu, pembeli tidak akan mengetahui kapan penjual membuat dokumen tersebut. Selain itu, juga di butuhkan dalam melengkapi informasi yang di berikan kepada pembeli.
7. Mengirim Purchase Order Kepada Supplier
Purchase order harus di kirimkan kepada supplier untuk mempercepat proses review. Kemudian, cara tersebut bisa di lakukan melalui email, fax, dan surat. Hal ini dapat di sesuaikan dengan metode komunikasi supplier yang di tawarkan.
8. Melakukan Persetujuan Akhir
Supplier akan melakukan review purchase order yang di kirimkan kepada penjual. Setelah itu, kemungkinan besar terdapat revisi dari supplier dan penjual akan menerima salinan catatan tersebut yang harus di revisi. Poin pentingnya, Anda dapat memastikan melakukan peninjauan salinan tersebut dan menyetujui yang perlu di ubah.
9. Mengkonfirmasi Pengiriman dan Pembayaran
Terakhir, melakukan konfirmasi setelah menerima barang. Kemudian, memeriksa semua barang tersebut untuk memastikan kesesuaian dengan spesifikasi atau belum. Apabila ada masalah yang di temukan bisa menghubungi pihak supplier. Setelah itu, bisa melakukan pembayaran barang yang terdapat dalam catatan tersebut.
Demikian penjelasan menarik tentang pengertian dan cara bikin purchase order yang di sampaikan dalam artikel di atas. Semoga setelah membaca pembahasan artikel ini, Anda dapat memahami dengan baik, menjadikan tambahan referensi, menambah pengetahuan, wawasan dan bisa menerapkan ilmu tersebut dalam kehidupan sehari-hari.